Dobře to znáš. Máš na dnešek tolik úkolů, že nevíš, kde začít. Do toho se objeví nečekaný meeting, pak musíš vyzvednout děti z kroužku, dokončit úkoly, které jsi odložil kvůli meetingu a někdy mezi tím se i najíst. A celý čas přemýšlíš nad tím, koho to byl nápad udělat dny tak krátké.
Určitě to nebyl někdo, kdo měl tolik práce. Jak tedy efektivně pracovat s tím málem času, co máš? Musíš se naučit si svůj čas efektivně zorganizovat. Ať už použiješ klasický diář, upomínky v telefonu nebo speciální aplikace pro time management, v tomto článku ti poradíme, jak na to.
Co je time management?
Základem time managementu je plánování. Ale jak plánovat svůj čas tak, aby to mělo smysl? K opravdu efektivnímu využití tvého času si musíš stanovovat jasné cíle, mít přehled o tom, kolik času na něco potřebuješ, určit si priority a někdy i požádat o pomoc. Techniky time managementu už dávno nestačí jen pro práci. Čím dál tím více lidí potřebuje efektivně organizovat i svůj osobní život pro zajištění work-life balance. Naštěstí existuje spousta technik a nástrojů, které můžeš ke svému time managementu využít.
Efektivní řízení času lze zařadit mezi měkké dovednosti. Přečti si o dalších měkkých dovednostech.
Našich 5 tipů pro efektivní time management
Ukliď si stůl, odstraň všechny rušivé elementy, telefon polož displejem dolů aby tě nerušila upozornění z Instagramu. Hotovo? Teď ti představíme naše osvědčené nástroje pro efektivní řízení tvého času. Nezapomínej si ale v zápalu produktivity dělat pravidelné přestávky a občas říct i “ne”.
Napiš si seznam úkolů
To-do list je naprostý základ time managementu v praxi, který ti jistě nemusíme představovat. Stejně si ale k seznamům něco povíme. Zkus si hned zítra ráno napsat seznam úkolů a cílů pro ten den na kus papíru. Nalep si ho na zeď nebo na počítač. Staromódní? Možná. Ale ručně psaný seznam, i když ke všemu ostatnímu použiješ počítač nebo telefon, budeš mít pořád před očima. Nebudeš se tedy muset rozptylovat třeba překlikáváním mezi okny v prohlížeči.
Je to též fyzický důkaz toho, co jsi přes den udělal. Pokud se ti stává, že se celý den nezastavíš, ale stejně máš pocit, že jsi neudělal nic, rozhodně doporučujeme. Navíc, přeškrtnout splněný úkol hrubou čárou je ohromně uspokojivý pocit. Zkus si třeba každý úkol rozdělit na několik menších a postupně je škrtat. Delší seznam úkolů = snadnější organizace práce a větší spokojenost s tvým výkonem.
Urči si priority
Máš spoustu úkolů a vůbec netušíš, se kterým začít? To je nejsnadnější cesta k prokrastinaci. Každý projekt nebo úkol na tvém seznamu by měl mít určenou prioritu. Pokud nemáš priority určené pevnými deadliny, můžeš použít jednoduchou metodu ABC nebo je odlišit barevně. Zkus tyto metody skombinovat:
Napiš si tři seznamy úkolů. Seznam A budou úkoly na dnes, seznam B na později tento týden a seznam C budou úkoly, které čas netlačí. V každém seznamu si ke každé položce udělej barevnou tečku. Červená bude ASAP, oranžová spěchá, zelenou můžeš nechat i na později nebo na zítra.
K určování priorit můžeš použít i Paretovo pravidlo. Co to je? V 19. století ekonom Vilfredo Pareto vypozoroval, že 20 % našich aktivit nám přinese 80 % výstupů. Zároveň ovšem platí, že zbylých 80 % práce přinese jen 20 % výsledků. To znamená, že si musíš opravdu rozmyslet, jak svůj čas využiješ a čemu určíš vyšší prioritu. Tedy klíčové úkoly, které přinesou nejvíce užitku, by měly mít nejvyšší prioritu.
Nakresli si pavouka
Pavouk neboli myšlenková mapa je velice praktický nástroj pro určování priorit, vytváření seznamu úkolů, brainstorming a spoustu dalších věcí. Je jen na tobě, k čemu a jak ho využiješ. Vůbec se neboj jít na to kreativně. Použij různé barvy, tvary, značky, lístečky, cokoliv tě napadne. Jistě ti to zabere nějaký čas, ale sám uvidíš, jak ti pavouk pomůže utřídit si myšlenky a najít nová řešení, která by tě jinak třeba vůbec nenapadla.
Používej aplikace pro time a task management
Jak nejspíš tušíš, aplikací existuje tolik, že bys mohl používat každý den jinou. To by ale nebylo zrovna efektivní. Proto ti představujeme tři populární aplikace, které můžeš využívat pro práci nebo osobní život. Všechny fungují na řadě zařízení a nabízí i verzi zdarma.
Todoist
Aplikaci Todoist důvěřuje více než 30 milionů lidí a řadí se mezi ty nejlepší aplikace pro time management. Nabízí řadu nástrojů pro práci i osobní život. Uživatelé vyzdvihují zejména nabídku templatů pro rychlý start.
Toggl Track
Nástroj pro všechny od freelancerů po korporátní týmy se spoustou užitečných nástrojů. Umožňuje jednoduché trackování času stráveného na jednotlivých úkolech i projektech a poskytuje přehledné reporty.
TimeTree
Nástroj pro snadné sdílení kalendářů, poznámek a připomínek mezi uživateli. Skvělý třeba pro rodiny se spoustou aktivit, jelikož dokáže sjednotit všechny vaše ostatní kalendáře.
Dělej věci pravidelně
Naplánuj si příchod do práce, ranní kafe, oběd nebo třeba oblíbený podcast na přesně stanovený čas. Můžeš si pomoct upomínkami v mobilu. Tvůj mozek si na přesně určený harmonogram zvykne a bude připraven na práci v pravý čas. Nezapomínej ani na svou výkonnostní křivku, kolem které si můžeš harmonogram vystavět. Naplánuj si úkoly tak, abys dělal ty náročnější v čase své nejvyšší produktivity a rutinní úkoly si nech na čas nižší produktivity. Pravidelně.
Přečti si náš článek Jak na time management v období Vánoc.