Zítra to opravím. Možná i ty používáš tento vzorec častěji, než bys chtěl. Neustále odkládáš své povinnosti na další den, týden, měsíc… Pokud tuto situaci důvěrně znáš a místo řešení úkolů vyplňuješ svůj čas jinými činnostmi, jsi prokrastinátor. Prokrastinace však není lenost. Přečti si tipy a techniky, jak s ní účinně bojovat.
Co to je prokrastinace?
Prokrastinace pochází z latinského slova procrastinare, což v překladu znamená „na zítra“. Definice prokrastinace je doslova chorobné odkládání povinností na později. Často se ale chybně zaměňuje s leností.
Líný člověk odkládá úkoly a povinnosti proto, aby nemusel nic dělat. Prokrastinátor ale místo svých úkolů a povinností dělá nedůležité věci. Získává pak pocit viny a ztrácí energii. Opak prokrastinace je aktivnost, činnost, pracovitost.
Proč prokrastinujeme?
Znáte ten okamžik, kdy toho máte tolik na práci, že ani nevíte, kde začít, a raději své povinnosti odložíte na později? Naplánovali jste své úkoly špatně nebo vůbec? Bojíte se selhání, nebo máte jen špatný den? Důvodů, proč otálíme, může být hned několik. Věděli jste, že 55 % prokrastinace má na svědomí mobilní telefon a chatování? Sociální sítě, drby a návštěvy kolegů se také umístily poměrně vysoko. Nyní, když už víte, co je příčinou prokrastinace, se podíváme, jak se s ní vypořádat.
Osvědčené techniky pro boj s prokrastinací
Prokrastinace sama o sobě sice není nebezpečná, ale je vhodné ji alespoň částečně eliminovat. Ačkoli je pro nás mnohdy prohlížení novinek na sociálních sítích v danou chvíli zajímavější než naše povinnosti, nikdo nám tento čas nemůže vrátit. Přečti si několik tipů, které ti pomohou překonat prokrastinaci.
Vyzkoušej techniku Pomodoro
Nikdo se nedokáže dlouho soustředit na jednu věc. Je to prostě nemožné, zvlášť když telefon vedle tebe doslova křičí, abys ho zvedl a zkontroloval svůj newsfeed na Facebooku. Nevadí, že je to už počtvrté za poslední hodinu a v newsfeedu stále není nic zajímavého. Takto vzniká prokrastinace. Lze se jí vyhnout použitím techniky Pomodoro, kdy si půlhodinu práce rozdělíš na dvě části, a to 25+5 minut.
Dvacet pět minut se plně věnuj práci a zbývajících pět minut si vyhraď na přestávku. Můžeš se protáhnout, projít, uvařit si kávu nebo čaj. Po čtyřech „Pomodoros“ v řadě si dej delší přestávku. Intenzivní práci můžeš samozřejmě střídat s přestávkami. Pokud chceš pracovat déle a pak si dát delší přestávku, použij tuto techniku 50+10 minut.
Zkus techniku tří minut
Technika tří minut je podobná jako technika Pomodoro. Klíč je v tom dělat práci, u které hrozí, že ji odložíš jen tři minuty. Je samozřejmě jasné, že za tak krátkou dobu úkol nezvládneš dodělat. Důležité je ale vůbec začít a vytrhnout se ze zajetého vzorce odkládání. Ze tří minut se záhy stane šest nebo devět. Díky tomuto pravidlu se tak i ty nejnáročnější úkoly stanou proveditelnými.
Moudře využívej čas na odpočinek
Ať už je to technická přestávka Pomodoro, nebo přestávka na oběd, netrav ji zíráním do notebooku nebo telefonu. Nejenže si tvoje oči potřebují odpočinout, protože jim neprospívá neustálé sledování obrazovky, ale krátký restart potřebuje i tvoje hlava. Kromě toho zahlcení soukromými e-maily nebo negativními zprávami nebude mít takový účinek, jaký od přestávky očekáváš. „Odpolední kávy a diskuse jsou k nezaplacení,“ říká Java developer Jaro. Podle ostatních kolegů je ideálním způsobem, jak strávit volnou chvíli, posezení s kolegy u kávy nebo odpočinek na čerstvém vzduchu.
To do list dělá skutečné zázraky
Ačkoli se plánování úkolů může zdát jako klišé, funguje. Seznam úkolů se běžně používá jako nástroj produktivity. Ve zjednodušené podobě ti stačí papír a tužka, ale existuje spousta aplikací, které můžeš použít k zapisování úkolů. Dobrá rada – zkus si také napsat časový odhad pro každý projekt. Na konci můžeš porovnat, zda byl správný. To ti pomůže při plánování budoucnosti.
Náš test manažer Paťo pracuje efektivně díky úkolům aplikace Outlook a aplikaci Xmind. „Můžeš si také nastavit připomenutí v aplikaci Outlook nebo použít funkci pozvánky,“ říká. Pokud jsi „stará škola“ jako naše Office Managerka Zuzka, která si své úkoly ráda zapisuje na papír, určitě neuděláš chybu. Nemusíš plánovat celý týden dopředu. Stačí si večer předtím naplánovat aktivity na další den. Tímto způsobem zvýšíš svou efektivitu při práci.
Vylepši svůj stůl
Odstraň ze svého dosahu nebo ze svého stolu jakoukoli technologii, která by tě mohla zbytečně rozptylovat od práce. Stůl přeplněný věcmi také nabízí spoustu příležitostí k rozptýlení. Pokud to s prokrastinací myslíš vážně, vytvoř si prostředí bez rozptylování, což znamená – ukliď si! Uspořádaný stůl zvyšuje produktivitu. Pokud je kolem nás příliš mnoho předmětů, mozek má tendenci soustředit se na jiné myšlenky a my snadno ztrácíme koncentraci.
Najdi si správné pracovní tempo
Některé úkoly jsou méně příjemné než jiné. Jak už to tak bývá, nejvyšší prioritu mají obvykle ty méně příjemné. Ráno začni nejdůležitějším úkolem, který tě ten den čeká. Pokud máš na seznamu úkolů složitější úkoly, střídej je s jednoduššími. Tak neztratíš tempo a práce ti půjde rychleji od ruky.
Ať už je prokrastinace jen důsledkem dnešní online doby, nebo skutečným problémem, všichni se shodneme na tom, že výrazně ovlivňuje naši efektivitu a práci. Začít bojovat znamená mít lépe organizovaný čas, méně stresu a dobrý pocit ze sebe sama.
Umíš skvěle rozdělovat pracovní úkoly a efektivně hospodařit s časem?
Určitě se podívej na naše nabídky práce IT projektového manažera kvality a IT projektového manažera juniora, nebo pokud jsi IT talent se znalostí němčiny, pošli nám svůj životopis a my ti připravíme nabídku práce na míru.