Projektový management je obor, který se zaměřuje na efektivní řízení projektů. Správné vedení projektu minimalizuje rizika selhání a zvýší šance na úspěch. Chceš získat schopnost dotahovat projekty do zdárného konce? Zjisti, co to je projektové řízení a jak k němu správně přistupovat.
Proč používat projektové řízení?
Správné projektové řízení ti pomůže s organizací práce a dá ti detailní přehled o stavu projektu. Pomůže ti se zmapováním všech cílů projektu a sledování činností, které tyto cíle pomohou naplnit.
3 hlavní výhody projektového řízení:
- Větší pravděpodobnost dosažení požadovaného výsledku.
- Efektivnější využití dostupných zdrojů.
- Uspokojení potřeb všech zúčastněných stran projektu.
Projekt vs. průběžné činnosti – v čem je rozdíl?
Cílem projektového řízení je vytvořit konečný produkt nebo realizovat určitý projekt. Tím se projekty výrazně liší od běžných činností, které je potřeba dělat pravidelně.
Business as usual (BAU) činnosti jsou realizovány na pravidelné bázi a dlouhodobě zajišťují chod společnosti. Takovou činností mohou být například týmové porady, tvorba dokumentace, plnění objednaných činností pro klienty či odpovídání na e-maily. Tyto činnosti jsou běžnou součástí denní pracovní náplně a specifické řízení pravděpodobně nepotřebují.
Projekty, které vyžadují řízení:
- Vytvářejí nebo mění určitou věc – nové produkty/služby, inovace procesů atd.
- Mají jasný časový rámec (začátek a konec).
- Jsou složité z hlediska práce nebo počtu zapojených lidí.
- Vyžadují řízení změn.
- Vyžadují řízení rizik.
Ušij si způsob řízení projektu na míru
Přístup k projektu vol podle jeho charakteristiky. Jelikož žádný projekt není stejný, neexistuje ani správný přístup k řízení projektu. Jinak bys měl přistupovat k projektu vývoje softwaru a jinak k výstavbě nové kancelářské budovy.
Waterfall vs. Agile řízení – dva přístupy řízení projektů
IT projektový manažer kvality se v dnešní době neřídí pouze jedinou metodou projektového řízení, ale často propojuje různé postupy, aby je maximálně přizpůsobil svému projektu, klientům a celému týmu. Chceš vědět, kterou metodu zvolit pro svůj projekt? Pojďme si popsat výhody a nevýhody jednotlivých přístupů k řízení projektů.
Tradiční přístup – vodopád (waterfall model)
Tradiční neboli vodopádový přístup (waterfall) spočívá v důkladném plánování na začátku projektu a řízení všech aktivit v průběhu projektu. Tento přístup je vhodný zvolit v případě, že máš jasně danou podobu cíle a je třeba odřídit všechny aktivity v rámci projektu. Vodopádový přístup vyžaduje popsaný cíl, výstupy a plán projektu.
Tradiční přístup se skládá z pěti fází:
Iniciační fáze (initiation)
Přichází první impuls ke vzniku projektu. Definují se jeho základní cíle a provádějí se vstupní analýzy.
Plánování a návrh (planning and design)
Vytváří se pracovní schéma. Na konci této fáze bychom měli znát časový rozsah i detailní rozpočet.
Fáze realizace (execution)
Během této fáze plní členové týmu pracovní úkoly definované v plánu, aby včas splnili cíle projektu.
Kontrolní a testovací fáze (monitoring and controlling)
Celý projekt je v jeho průběhu kontrolován a případně se upravuje tak, abychom dosáhli stanoveného výsledku.
Uzavření, dodání a vyhodnocení (completion)
Závěrečná fáze projektu. Vyhodnocujeme výsledek i samotný proces vzniku projektu. Díky tomu identifikujeme silné a slabé stránky, což nám může posloužit při realizaci dalších projektů.
Výhody tradičního přístupu řízení projektů
- Lépe se kontroluje, jelikož máme podrobné plány všech částí projektu (termíny, náklady, cíle a výstupy).
- Klient přesně ví, co dostane.
- Jsou zde jasně a dostatečně definované role a kompetence.
Nevýhody tradičního řízení projektů
- Nízká míra flexibility.
- Pokud se potřeby klienta změní v průběhu projektu, není možné na ně okamžitě reagovat.
- Testování probíhá až na konci projektu (vysoká pravděpodobnost chyb).
Agilní přístup (Agile model)
Agilní přístup řízení projektu je mnohem volnější než tradiční přístup. Je vhodný pro projekty, které jsou charakteristické vysokou mírou neurčitosti (předem nelze kvalitně popsat a naplánovat všechno do detailu).
Setkat se s ním můžeme například při vývoji softwaru. Mezi nejznámější metodiky patří například Extrémní programování (XP), Scrum nebo Lean development. S dodržováním agilních metod v projektu může pomoci Agile Coach, koučováním týmu a manažerů.
Agilní přístup je založený na průběžném upřesňování cíle projektu a klade velký důraz na interakci mezi konečnými uživateli a projektovým týmem. Díky tomu jsou projekty schopné pružně se přizpůsobovat rychle se měnícím podmínkám a požadavkům zákazníka.
Agilní přístup má 4 základní hodnoty:
Jednotlivci a interakce před procesy a nástroji.
- Fungující software před komplexní dokumentací.
- Spolupráce se zákazníkem místo vyjednávání o smlouvě.
- Reakce na změny místo dodržování plánu.
Tyto základní hodnoty jsou jádrem všech agilních přístupů k řízení projektů. Je z nich zřejmé, že agilní přístupy jsou založeny především na spolupráci a lidech. To se týká nejen pracovních procesů, ale také hotových výrobků. To znamená, že cílem je vytvořit něco funkčního, co koncovému uživateli přinese co největší hodnotu.
Výhody agilního přístupu řízení projektů
- Flexibilita, díky které je možné rychle reagovat na změny.
- Projektový tým má možnost kreativně řešit vzniklé problémy.
- Chyby se odhalí včas díky pravidelným sprintům (rychlým poradám).
- Projekt se aktualizuje v průběhu a do všech fází je zapojený i klient.
Nevýhody agilního řízení projektů
- Nepředvídatelnost. Není přesně daný termín, rozpočet ani podoba výstupu projektu.
- Tým je poskládán ze specifických lidí, které je v případě potřeby těžké zastoupit.
- Je nutná velmi dobrá komunikace v rámci týmu.
- Nehodí se pro velké projekty s několika týmy najednou.
Projektový management samozřejmě není jen o tom, zda zvolíš tradiční nebo agilní přístup k řízení projektu. Úspěšnost svých projektů můžeš zvýšit i jinak. Například:
Zaveď software na řízení projektů
Projektové řízení se neobejde bez kvalitních nástrojů. Jedním z nich je i software na řízení projektů. Díky němu získáš několik výhod:
- Víš, kdo na čem pracuje.
- Každý úkol má daný termín a přiděleného řešitele.
- Práce se snadněji deleguje.
- Celý tým může efektivně pracovat i na dálku.
Využít můžeš například kanban zobrazení (online nástěnka), které zobrazuje úkoly v přehledných sloupcích.
Buď transparentní v rámci týmu
Tajemství dobře fungujících týmů a projektů je důvěra, dobrá komunikace a upřímnost. S týmem můžeš například absolvovat školení na efektivní komunikaci. Díky tomu získáš motivovaný tým a zvýšíš tak šance na úspěšné dokončení projektu. Jak takový tým vypadá?
- V rámci týmu může kdokoliv přijít se svými nápady a postřehy.
- Všichni mají díky nástroji na řízení projektů přehled o svých úkolech, ale i o úkolech kolegů.
- Pořádáš pravidelné teambuildingy, které utužují vztahy.
- Projektový manažer má přehled o tom, jak se komu pracuje a pravidelně sbírá feedback (one-to-one schůzky).
Úkoly zadávej jasně a stručně
Nastavte si pravidla ohledně zadávání úkolů hned na začátku projektu. V jakém softwaru budeš řešit jednotlivé úkoly a jak? Co všechno musí zadaný úkol obsahovat? Vyhneš se tak případným nedorozuměním.
Každý úkol by měl obsahovat:
- Stručné a jasné zadání.
- Všechny potřebné materiály v příloze (dokumenty, obrázky, screenshoty apod.).
- Deadline a řešitele.
Měj pravidelné a efektivní týmové porady
Schůzky a porady jsou ve většině případů zdlouhavé a neefektivní. Nastav si proto pravidelné meetingy v rámci týmu. Využít můžeš například sprinty (scrum model), které jsou různě dlouhé.
V praxi to pak vypadá tak, že jednotliví členové týmu dostanou každý pátek seznam úkolů na příští týden (týdenní sprint). V pondělí se tým sejde, shrne práci z minulého týdne a ujistí se, že všichni rozumí naplánovaným úkolům.
Další užitečné meetingy mohou být tzv. retrospektivy. A to buď s jednotlivými členy (one-to-one meetingy), nebo v rámci celého týmu. Během těchto meetingů se probírá dosavadní odvedená práce, zpětná vazba i návrhy na zlepšení.
Podívejte se na naše nabídky práce: