Efektivní komunikace snižuje tvoji chybovost a zvyšuje produktivitu nejen v práci. Schopnost nebo umění efektivně komunikovat je součástí tzv. soft skills neboli měkkých dovedností. Dokáže vyřešit množství pracovních, ale i osobních komplikací.
Efektivní komunikace urychluje proces provádění jednotlivých úkolů a poskytuje několik způsobů, jak se dostat k tvému cíli. Přestože je důležitým aspektem, v mnoha pracovních kolektivech chybí. Důvodem je, že není přirozeně dána a člověk se jí musí přiučit, stejně jako zmiňované měkké dovednosti. Co všechno tento typ komunikace tedy vyžaduje?
Co je efektivní komunikace?
Pro porozumění pojmu efektivní komunikace je nutné pochopit klasickou komunikaci, se kterou se setkáváme na pravidelné bázi. Komunikace představuje základní aspekt lidského styku a má několik funkcí:
- informovat – pomocí komunikace můžeš předat zprávu, doplnit jinou nebo oznámit nějakou skutečnost,
- instruovat – naučit, nařídit a navést někoho k něčemu,
- vyjednat a domluvit se – dospět k nějakému řešení nebo dohodě, vyřešit konflikt,
- pobavit – zlepšit náladu, rozptýlit nebo rozveselit jiného člověka, případně více lidí,
- přesvědčit – dosáhnout, aby adresát změnil svůj názor.
Komunikace nemusí být jen mluvená. Může být rovněž písemná, případně ve formě gest, mimiky a pohybů těla. Někteří do této skupiny řadí také oblečení a celkový vzezření člověka.
Efektivní komunikace je jedním ze základních druhů komunikace. Představuje takový typ rozhovoru, při kterém se jasně směřuje k nalezení optimálního řešení. Je srozumitelná, přímá a zpravidla nekonfliktní. Snaží se dojít k závěrům vhodným pro obě strany. Považuje se také za asertivní, neboť respektuje názor druhého a jeho důstojnost.
Bohužel není přirozená. Důvodem je zejména fakt, že v rámci ní musíš zahodit své předsudky a mít otevřenou mysl, což není až tak jednoduché. Každý z nás má věci, kterým věří, a strany, ke kterým je nakloněn víc. Přestože se někteří lidé dokážou lépe vyjadřovat „od narození“, tuto vlastnost musí neustále rozvíjet. Jen tak si zajistí, že se i v náročné konverzaci doberou k nějakým závěrům.
Zásady efektivní komunikace
Každá efektivní komunikace má několik zásad. Pokud je budeš dodržovat, můžeš si být jist, že konverzace s kolegy nebo nadřízenými budou mnohem příjemnější. K výsledku či nějakému řešení se dostanete rychleji, aniž byste se pohádali nebo se navzájem urazili. Pokud se chceš naučit základy efektivní komunikace, drž se těchto pravidel:
Aktivně naslouchej
Poslech je jedním ze základních prvků komunikace. Druhého nemáš poslouchat jen kvůli tomu, abys odpověděl, ale abys mohl zjistit jeho postoj. Z toho, co řekne, si o něm můžeš vytvořit mínění. Zjistíš, jestli máte společné názory nebo jste naopak úplně odlišní.
Doporučujeme ti...
Pokud máš nějakou důležitou informaci, setkej se s kolegou o samotě, například v tiché kanceláři. Tam si můžete klidně popovídat, aniž by při konverzaci zvonily telefony či aby vás někdo vyrušoval. Kolega ti tak bude schopen věnovat svou naprostou pozornost, díky čemuž pochopí vše, co mu řekneš.
Na pracovišti se mnohokrát stává, že pracovníci se navzájem dostatečně neposlouchají. To způsobuje únik potřebných informací, což vede ke snižování efektivity komunikace a v konečném důsledku i celkové práce. Věci, které mohly být zřejmé již na začátku, se musí opakovat. Tím se prodlužuje čas na dokončení úkolu a snižuje se samotný výkon zaměstnanců.
Obecně platí, že čím hlubší spojení je mezi lidmi, tím více se poslouchají. Zaměř se proto na budování dobrých pracovních vztahů. Zajistíš si tím, že při mluvení nebudeš ignorován. Navíc si členové tvého týmu k tvé osobě vybudují důvěru.
Buď přímý
Chození kolem horké kaše ani nejasná komunikace ještě nikomu nikdy nepomohly. V práci se vyjadřuj jasně. Řekni, co chceš udělat nebo v čem potřebuješ pomoci. Zpětná vazba od kolegů je důležitá. Zapomeň na zdlouhavé příběhy a vysvětlování. Většina nemá čas poslouchat, jak ses k pracovnímu úkolu dostal. Chtějí vědět, co mají dělat. Pokud svým kolegům nebo podřízeným řekneš hned, co potřebuješ, s velkou pravděpodobností to udělají. Pokud však před samotnou prosbou řekneš tři příběhy s pěti zápletkami, zmateš je.
K projektu či práci jim nezapomeň poskytnout potřebné údaje, jako například fakta, čísla a statistiky. Když máš ještě nějaké detaily, připrav si je hned a nenech ostatní zbytečně čekat. Jejich soustředění se totiž snižuje každou minutou. Na svůj monolog se proto dobře připrav.
Neodbíhej od tématu k tématu
Efektivní komunikace v organizaci znamená přesnost, jasnost a celistvost. První dvě jsme si už vysvětlili. Co však znamená celistvost? Jednoduše to, že při mluvení budeš dokončovat věty a myšlenky. Skákání z jednoho tématu do druhého rozhodí nejen tebe, ale zejména tvé posluchače.
Pokud se neumíš soustředit na jednu věc, sepiš si k ní body. Podle nich začni o jednotlivých bodech mluvit. Nejprve popiš bod číslo jedna a ke dvojce se přesuň až tehdy, když je kolegům vše jasné. Dbej přitom i na samotné věty. Dlouhá souvětí a nekonečné věty se nejen těžko tvoří, ale také se náročně poslouchají.
Ve větách nesmí chybět logičnost. Vyhoď z nich „vatu“ ve formě výplňkových slov, jako prostě, totiž, jakože, vlastně či každopádně. Tyto slovní berličky nemají žádnou výpovědní hodnotu a zbytečně celý projev prodlužují. Výhodou celistvosti je to, že když domluvíš, ostatní lidé nebudou mít mnoho doplňkových otázek. Vyhneš se tím zdlouhavému vysvětlování, které by snižovalo efektivitu komunikace.
Zaměř se na neverbální komunikaci
Slova jsou v komunikaci samozřejmě důležitá, ale nezapomeň, že celou situaci ovlivňuje i řeč tvého těla. Gestikulace se obecně považuje za symbol sebevědomého a odvážného člověka. Totéž platí o vztaženém postoji. Když se hrbíš a ruce máš spuštěné vedle těla, na lidi nepůsobíš nejlépe. Vypadáš více zataženě a nevyzařuje z tebe žádná autorita.
Doporučujeme ti...
Gestikulace a mimika jsou skvělé, ale zbytečně to s nimi nepřeháněj. Mohlo by to mít přesně opačný účinek. Důvod je ten, že poslouchající se zaměří spíše na tvé pohyby obličeje či rukou než na to, co říkáš.
Používání neverbální komunikace během vyprávění pomáhá budovat silnější vztah s ostatními, nemluvě o tom, že jí dokážeš efektivněji předat své poselství. Nemysli však jen na sebe. Sleduj také gestikulaci ostatních řečníků. Pomůže ti to lépe interpretovat to, co chtějí sdělit.
Na neverbální komunikaci lze velmi snadno zapracovat. Můžeš vyzkoušet kurzy či přečíst si knihy a zajímavé články. Inspirovat se také můžeš některými známými osobnostmi, které podobné kurzy absolvovaly. S přibývajícími zkušenostmi se ti zlepší projev a usnadníš si konverzaci s druhými.
Informuj ostatní v tvém týmu
Pokud chceš být efektivní komunikátor, ostatní bys měl informovat, o čem plánuješ mluvit. Budou se tak umět připravit na to, co je čeká a udělají si všeobecnou představu o rozhovoru.
Další výhodou informování je skutečnost, že posluchači si snáze osvojí všechny poznatky. Pokud předem oznámíš téma a klíčové body, ostatní budou vědět, co očekávat. Ty sám jim to následně ještě několikrát zopakuješ, čímž se ujistíš v tom, že tě aktivně poslouchají.
Nepodléhej stresu
Stres a úzkost mají negativní vliv na tvůj projev. Jsou příčinou nelogického mluvení a skákání z jednoho tématu do druhého. Ještě předtím, než si s někým začneš povídat, si zopakuj, co mu chceš říct. Když je toho víc, udělej si stručné poznámky na papír nebo do telefonu.
Dalším krokem je zbavení se stresu. Může se to zdát jako náročný proces, ale ve skutečnosti ti stačí osvojit si některá základní dechová cvičení. Před konverzací si můžeš také zacvičit, což ti také pomůže uklidnit se a uvolnit se.
Nezapomeň na empatii
Jednou ze zásad efektivní komunikace je pochopit druhého a respektovat jeho názor. Chceš-li tak učinit, nesmí ti chybět empatie. Jen skrze ni se dokážeš vcítit do pocitů jiných lidí.
Když má někdo úplně jiný názor než ty, řekni mu, že ho chápeš, ale tvé hodnoty jsou jiné. Nesnaž se s ním za každou cenu bojovat nebo hádat. S takovým člověkem bys nikdy k ničemu nedospěl. Chcete-li se na něčem domluvit, musíte oba ustoupit a najít kompromis.
Poskytni zpětnou vazbu
Poskytnutí zpětné vazby v komunikaci je důležitější, než se zdá. Jedná se o jednu ze základních dovedností. Umíš jí ukázat, že jsi druhého skutečně poslouchal. Tvá zpětná vazba nemusí být příliš dlouhá ani komplikovaná. Stačí, když řekneš jednu nebo dvě věty.
Efektivní komunikace a příklady, jak ji zlepšit
Ne každý ví, jak efektivně komunikovat. Pro někoho je to velmi přirozené, pro jiného zase ne. Pokud patříš k lidem, kterým dělá problém mluvit před jinými, netřeba se ničeho bát. Existuje několik tipů, jak si svůj projev stejně jako poslech druhých vylepšit:
- Buď stručný a konkrétní – stručnost se v dnešním rychlém světě cení. Její nevýhodou ale je, že se kvůli ní někdy vynechávají podstatné věci. Svůj projev nebo monolog se snaž zkrátit, ale buď dostatečně konkrétní. Vynech „vatu“ a zaměř se jen na relevantní údaje, fakta a čísla.
- To, co chceš říct, si dobře promysli – bojíš se, že budeš mluvit nelogicky a složitě? Nejprve si všechno promysli v hlavě, sepiš si osnovu a následně to řekni. To samé platí i při psaní zpráv a e-mailů. Po napsání si je přejdi ještě jednou a oprav chyby.
- Zapisuj si důležité věci – když je komunikace zdlouhavá, poznač si ty nejdůležitější informace. Můžeš se k nim později vrátit a doplnit je, případně si je nechat mluvčím vysvětlit. Totéž platí také tehdy, když mluvíš. Pokud nechceš na nic zapomenout, sepiš si základní body.
- Komunikaci přizpůsob osobě, se kterou si povídáš – používání neologismů a zkratek není sice zakázáno, ale ujistí se, že člověk, se kterým si povídáš, jim rozumí.
Efektivní komunikace má několik zásad. Pokud je všechny dodržíš, můžeš se těšit z těch nejlepších výsledků. Ne každý má však dar řečnictví a mluvení. Když ti chybí, pomoz si našimi praktickými tipy. Uvidíš, že díky nim budeš schopen vyjadřovat se logicky, srozumitelně a jasně.
V pracovní sféře je efektivní komunikace důležitá nejen na vedoucích pozicích. U nás interně věci často analyzujeme v týmu. Jako skvělý příklad je náš Java programátor senior, který úzce spolupracuje s IT testerem konzultantem.
Samozřejmostí je také na efektivní komunikace v krizových situacích na vedoucích pozicích při automatizací procesů, u které se vyžaduje týmová práce.
Když mluvíme k tématu pracovních procesů, nahlédni také na naše otevřená volná pracovní místa v msg life Slovakia. Možná tě zaujme některá, jenž splňuje tvá očekávání.