Excel nabízí obrovské množství funkcí, které ti mohou zlepšit schopnost vykonávat důležité úkoly, které se týkají také tvé práce. Nezáleží na tom, jestli jsi hlavou firmy, pracuješ v kanceláři, nebo jsi jen náhodným uživatelem Excelu. Přinášíme ti nejpraktičtější Excel vzorce a funkce, které rozhodně musíš vědět a zároveň ti urychlí práci.
Excelové funkce, které bys měl mít v malíčku
Ber to jako takové menší školení v nástroji Excel, díky kterému budeš mít jeho funkce v malíčku. Jsi připraven naučit se něco nového nebo o všech těchto funkcích už víš všechno?
1. Funkce TRIM
Jedná se o nejzákladnější, ale také nejdůležitější funkci aplikace Excel. Slouží k oříznutí a odstranění nadbytečných mezer jakékoli buňky. Excel funkce TRIM je tedy užitečná tehdy, pokud z databáze vytáhneš jakékoli údaje a následně uvidíš množství mezer. Funkce TRIM odstraní každou mezeru z textu, kromě samostatně stojících mezer mezi slovy.
Příklad: Údaje, které jsou vzorové, nakopíruješ do tabulky a následně přilepíš do buňky A1, která je v novém listu v Excelu. V případě, že chceš, aby vzorec zobrazil relevantní výsledky, označíš je, klikneš na F2 a nakonec zmáčkneš ENTER.
Zadáš vzorec: =TRIM (“ Zisky za poslední rok “). Funkce odstraní koncové a počáteční mezery, které se nacházejí v textu daného vzorce. Výsledkem bude následující text: “Zisky za poslední rok”.
2. VLOOKUP
VLOOKUP Excel je jednou z nejznámějších a nejlepších funkcí tohoto programu, protože spojuje data z tabulky tak, jak to požaduješ ty jako uživatel. Tato Excel funkce vyhledá specifické informace z tabulky a zkopíruje je do jiné tabulky.
Funkce je praktická tehdy, pokud potřebuješ najít obsah v tabulce nebo rozsahu podle řádku. Takovým způsobem lze vyhledat i cena automobilových komponentů na základě čísla dílu nebo jméno zaměstnance podle jeho identifikace.
K tomu, abys sestavil syntaxi funkce, potřebuješ 4 informace:
- hodnota, kterou chceš hledat
- rozsah, v jehož rámci se vyhledávaná hodnota nachází – funkce VLOOKUP musí být stále jen v prvním sloupci rozsahu. V případě, že hodnota, kterou hledáš, je v buňce C2, rozsah musí začít sloupcem C.
- číslo sloupce v rozsahu, kde je uvedena vrácená hodnota – znamená to, že pokud zadáš rozsah C2:D10, C bys měl spočítat jako první sloupec, D jako druhý sloupec.
- v případě, že potřebuješ přibližnou shodu či hodnotu FALSE, můžeš zadat hodnotu TRUE, a to tehdy, chceš-li dostat přesnou shodu vrácené hodnoty. Nezadáš nic? Výchozí hodnota bude stále jen TRUE nebo přibližná shoda.
Podobná je i HLOOKUP funkce, ale mezi ní a VLOOKUP existuje malý rozdíl. Tkví v tom, že VLOOKUP (V) hledá informace vertikálně, což znamená, že je vyhledává ve sloupcích. Funkce HLOOKUP (H) hledá informace horizontálně, tedy v řádcích.
Doporučujeme ti...
Vyzkoušej také funkci XLOOKUP. Jedná se o vylepšenou verzi funkce VLOOKUP. Daná Excel funkce funguje v libovolném směru a také vrátí přesné shody.
3. SUMIF
Funkce SUMIF se využívá ke sčítání buněk, které vyhovují kritériu, které jsi zadal. Používá se ke sčítání zisků, kterých si dosáhl jen v určité části, nikoli v celé tabulce.
Funkce SUMIF se zapisuje ve tvaru: =SUMIF(rozsah,kritérium,[rozsah_souhrnu]).
Co znamenají tyto údaje?
- rozsah se týká buněk, které mají být vyhodnoceny
- kritéria omezují nebo vybírají jen jistou část tabulky či buňky, která bude následně vyhodnocena
- rozsah_souhrnu se týká buněk, které je třeba spočítat, a to v momentě, jak budou splněna kritéria.
Pokud máš v tabulce například uvedená čísla objednávek, ceny, pobočky a veškeré údaje z objednávky a chceš zjistit součet cen jen pro určitou pobočku, tato funkce ti dozajista pomůže.
Věděl jsi, že...
… každé textové kritérium, případně všechna kritéria v rámci funkce SUMIF, která mají matematické a logické symboly, musí být uzavřena do uvozovek, které jsou dvojité („)? V případě, že jde o číselné kritérium, není zadávání dvojitých uvozovek nutné.
4. IF
Logická excelová funkce IF je potřebná k vyhodnocování zadané podmínky a jejímu vrácení jedné z hodnot výsledků. Primární podmínka je vyhodnocena jako TRUE neboli Pravda – splněná podmínka. Opačným případem je FALSE, čili nepravda – nesplněná podmínka.
Excel IF funkce je praktická tehdy, pokud by jsi potřeboval v tabulce zjistit, jestli klient provedl nákup nad nějakou částku. Pokud danou podmínku splnil, získá dárek, v opačném případě ale nezíská nic. Na podobný typ úloh je funkce IF Excel jako stvořená.
Jak vypadá zápis funkce IF? =IF(logický_test;[hodnota_ak_pravda];[hodnota_ak_nepravda]).
- Logický_test je libovolná hodnota, kterou potřebuješ vyhodnotit. Hodnota bude zkontrolována, zda byla, respektive, nebyla splněna.
- Hodnota_pokud_pravda je hodnota, vzorec či text, který bude vrácen, když je údaj v poli logický_test vyhodnocen jako TRUE, neboli splněn.
- Hodnota_pokud_nepravda je hodnota, vzorec a text, který bude vrácen v případě, že je výraz v poli logický_test vyhodnocen jako FALSE, čili nesplněný.
Zvládne vyhodnotit Excel funkce IF více podmínek? Ne, protože dokáže vyhodnotit jen jedinou podmínku. Pokud potřebuješ vyhodnotit více podmínek, musíš sáhnout po funkcích AND a OR. Excel funkce IF je s nimi zkombinována a společně vytvoří vnořenou funkci.
5. SUM
Funkce SUM slouží pro snadné sčítání hodnot, kde lze spočítat jednotlivé hodnoty, rozsahy či odkazy na buňky.
Rovněž je možná kombinace zmíněných tří údajů, tedy hodnoty, rozsahu a odkazu na buňky. Pokud máš například v rozsahu C7:C12 6 buněk s číselnými hodnotami, funkce SUM je rychle spočítá
Vzorec bude: =SUM(C7:C12).
6. RIGHT, LEFT, MID
Jedná se o textové excelové funkce. Používají se k uchopení konkrétní části z textu. Díky nim můžeš z číselného a textového řetězce vybrat jen nějakou část.
Funkce LEFT je potřebná k vrácení zadaného počtu znaků z levé strany textového řetězce. Zápis funkce vypadá takto: “=LEFT(text; počet_znaků)”.
MID je ideální pro vrácení jisté části textového řetězce od zadané pozice a na základě zadaného počtu znaků.
Zápis funkce MID je následující: “=MID(text; počáteční_pozice; počet_znaků)”.
- Text je textový řetězec, který obsahuje znaky, které potřebuješ extrahovat
- počáteční_pozice je pozicí úplně prvního znaku, který chceš vybrat
- počet_znaků určí počet znaků, které mají být finálním výsledkem.
Funkce RIGHT je nezbytná k vrácení zadaného počtu znaků z pravé strany textového řetězce. Jak vypadá zápis? Takto: “=RIGHT(text; počet_znaků)”.
Závěr
Ovládáš take všechny z těchto základních excelových funkcí? Jejich znalost ti výrazně ušetří spoustu času při práci, která by ti jinak zabrala dlouhé hodiny. Navíc tě jejich znalost může posunout v kariéře. Excel v sobě samozřejmě skrývá neuvěřitelné množství dalších funkcí, o kterých by se dalo psát donekonečna. My jsme ti ale ukázali stručný základ, který bys měl prostě znát…